Informacja i komunikacja jako element kontroli zarządczej

            Nieprzypadkowo rozpoczynamy omawianie elementów kontroli zarządczej od elementu grupy D, Informacji i komunikacji. Grupa D dotyczy konieczności zapewnienia dostępu do informacji niezbędnych do wykonywania obowiązków przez osoby zarządzające oraz pracowników.
            W tak dużej organizacji jaką jest Uniwersytet Śląski ma niebagatelne znaczenie zapewnienie i właściwe funkcjonowanie właśnie tego elementu kontroli zarządczej. Rozbudowana struktura organizacyjna, różnorodność podejmowanych przedsięwzięć, liczne linie podległości służbowej oraz duża liczba kanałów i kierunków komunikacji wymuszają na Uczelni funkcjonowanie odpowiedniego i adekwatnego systemu komunikacji. System komunikacji winien umożliwiać przepływ potrzebnych informacji wewnątrz jednostki, zarówno w kierunku pionowym jak i poziomym. Jednocześnie należy zapewnić efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi mającymi wpływ na osiąganie celów i realizację zadań jednostki. Prawidłowo funkcjonujący system komunikacji oznacza zatem szybsze i trafniejsze podejmowanie decyzji i przyczynia się do osiągania założonych celów. Jeżeli każdy pracownik, na każdym poziomie odpowiedzialności otrzymuje i przekazuje we właściwym kierunku informacje, które powodują, że praca jednostki przebiega bez zakłóceń, wtedy możemy mówić o komunikacji efektywnej.
               Dla sprawnego funkcjonowania systemu i zapewnienia efektywnej komunikacji warto pamiętać o kilku zasadach.

  1. PRZEKAZ I ODBIÓR.Komunikacja to przekazywanie i odbieranie „pakietu danych”. Komunikacja będzie wtedy efektywna i skuteczna gdy druga strona komunikat odbierze i zrozumie. Przekazując informację należy oczekiwać sprzężenia zwrotnego (feedback) czyli właściwego zrozumienia przez odbiorcę skutkującego zmianą jego zachowania (postawy).
  2. NARZĘDZIĄ I KANAŁ KOMUNIKACJI. Wybierajmy właściwe narzędzia przekazu takie jak telefon, faks, e-mail, informacja na  stronie internetowej pamiętając, że nie wszystkie narzędzia powodują natychmiastową interakcję z odbiorcą wiadomości. Cel i znaczenie przekazywanej wiadomości ma zatem kluczowe znaczenie dla wyboru narzędzia i kanału komunikacji.
  3. ZAKŁÓCENIA I SZUMY W KOMUNIKACJI. Najprostszą jest komunikacja między 2 osobami. Problemy zaczynają się gdy w komunikacji uczestniczy więcej osób lub informacja jest przekazywana dalej przez ogniwa pośrednie jak np. kierownictwo średniego szczebla. Wówczas gdy informacja dociera do końcowego odbiorcy może zostać zniekształcona lub całkowicie zmienić swoje znaczenie. Należy więc dobierać odpowiednią ścieżkę i adekwatne do potrzeb kanały dystrybucji informacji.

 
 
Zespół Działu Audytu i Działu Kontroli Wewnętrznej