Komunikacja w zarządzaniu

 

 Często nie doceniamy jak ważnym procesem w firmie jest komunikowanie się. Skuteczna komunikacja pozwala na właściwe spełnianie zadań związanych z zarządzaniem: planowanie czynności, organizowanie pracy, kierowanie personelem, zatrudnianie, rotację, podnoszenie kwalifikacji, ocenianie, awansowanie, oddziaływanie motywacyjne oraz kontrolę stopnia wykonania czynności i podejmowanie działań korygujących. Spłycenie i niedocenienie istoty komunikacji w przedsiębiorstwie może przynieść ogrom problemów i konfliktów.

Niezwykle istotne jest czuwanie nad i kształtowanie zarówno kultury informacyjnej jak i przebiegu informacji w firmie. Jest to zadanie kadry kierowniczej każdego szczebla: mistrzów, inspektorów, kierowników, menedżerów. Budując sprawny systemprzekazywania i wykorzystywania informacji w przedsiębiorstwie, wszyscy oni powinni koncentrować się na:

  1. - identyfikacji problemów i przedstawianiu ich w postaci możliwej do rozwiązania na każdym szczeblu,
  2. - wskazywaniu metod rozwiązywania tych problemów,
  3. - jasnym formułowaniu celów strategicznych dla wszystkich obszarów funkcjonalnych,
  4. - analizowaniu możliwości własnego pionu lub sekcji na tle firmy; pozycji firmy w otoczeniu,
  5. - formułowaniu strategii osiągnięcia zamierzonych celów,
  6. - kreowaniu wartościistotnych dla prawidłowego rozwoju i organizacji firmy.

Zaburzenia kanału informacyjnego nazywamy „szumami”. Mogą one mieć charakter zarówno wewnętrzny, jak i zewnętrzny; celowy, jak i niezamierzony. Szczególnie dostrzegalne jest to właśnie w firmie. Niekiedy nawet o tym nie wiedząc, niektórzy pracownicy nieświadomie zakłócają i nie dopuszczają do siebie ważnych informacji. Często można zaobserwować sytuacje, w których niektórzy pracownicy są obojętni na propozycje innych, które dotyczą dobra firmy, z powodu różnego rodzaju uprzedzeń. Ten problem pokazuje nam, że przekaz nie musi być zniekształcony tylko przez „szum” ale i również przez zwykłe mechanizmy obronne człowieka. Takiego typu przeszkody można wyeliminować tylko zwróceniem uwagi pracowników na większą samoświadomość i dojrzałość w pracy zespołowej. Kierownik powinien dostrzegać tego typu problemy na każdym szczeblu funkcjonowania przedsiębiorstwa

Do najpoważniejszych przeszkód w komunikacji można zaliczyć:

- różnice w postrzeganiu – różni ludzie mogą rozumieć ten sam komunikat całkowicie inaczej. Trzeba zrozumieć, że rozumienie niektórych informacji zależy również od otoczenia.

- różnice językowe – Komunikat może być dobrze zrozumiany tylko wtedy, kiedy używa się języka zrozumiałego dla obydwu stron.

- emocje i nieufność – W warunkach dużego stresu w firmie może dojść do całkowitego zniekształcenia komunikatów. Kierownik powinien dbać o atmosferę otwartości, racjonalności i przede wszystkim zaufania. Dobry zespół w przedsiębiorstwie, szczególnie ten pracujący nad ważnym projektem, musi wystrzegać się reakcji emocjonalnych. Gniew, odruchy obronne, zazdrość muszą zostać wyeliminowane. Liczy się dobro zespołu i projektu nad którym aktualnie się pracuje, a nie własne ambicje.

- niezgodność między komunikacją werbalną i niewerbalną - Język jest podstawowym narzędziem, które służy do komunikacji. Wysyłana przez nas informacja jest bardzo mocno zależna od wszystkich czynników pozawerbalnych. Trudno abyśmy chwalili pracownika na forum nerwowo przy tym gestykulując.

Skuteczne komunikowanie jest jedną z podstaw istnienia organizacji i jej właściwego funkcjonowania. Prawidłowy system komunikowania powoduje, że niwelują się wewnętrzne bariery w organizacji, a praca staje się bardziej efektywna i szybsza. Nieprawidłowo skonstruowany system kanałów komunikacyjnych powoduje powstawanie trudności i konfliktów między pracownikami w przypadku komunikacji poziomej (między pracownikami jednego szczebla) oraz pomiędzy poszczególnymi szczeblami hierarchii organizacji w przypadku komunikacji pionowej (pomiędzy szczeblami hierarchii).

Sukces w komunikacji to mówić tak, aby inni słuchali, oraz słuchać tak, aby inni mówili.
 

Źródła:

http://www.activityauditors.pl/doradztwo/systinf/komunikacja_w_organizacji.php

http://kadry.nf.pl/Artykul/5715/Efektywna-komunikacja-w-organizacji/komunikacja-kultura-organizacyjna/

http://relations.blogbank.pl/2007/04/11/komunikacja-w-firmie/

Dobek-Ostrowska B., Podstawy komunikowania społecznego. Astrum, Wrocław 1999

Griffin R.W., „Podstawy zarządzania organizacjami”, PWN, Warszawa 1997

Sobkowiak B., Komunikowanie społeczne [w:] Współczesne systemy komunikowania. Dobek- Ostrowska B.[red.], Wrocław 1997